Quy trình tổ chức tiệc tất niên bao gồm nhiều bước. Để có một đêm tiệc thành công, tạo được ấn tượng mạnh mẽ, ekip phải có kinh nghiệm trong việc lấy dịch vụ, hình thành ý tưởng và kết nối giữa các phòng ban.

Chọn ý tưởng và chủ đề

Tiệc Year End Party cho công ty, xí nghiệp không đơn thuần là chỉ là một buổi ăn uống, giao lưu. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể sử dụng hình ảnh để quảng bá hoặc định hướng phát triển cho năm làm việc mới. Vì thế, nếu không có ý tưởng khác biệt, buổi tiệc dễ rơi vào nhàm chán do bị trùng lặp về chủ đề so với những năm trước. 

Tùy vào văn hóa doanh nghiệp, ekip thực hiện sẽ đưa ra những đề tài khác nhau. Xuyên suốt chương trình, các hoạt động, cách bài trí, ý tưởng sẽ bám sát chủ đề để tạo nên sự thống nhất. Có thể tham khảo một số chủ đề YEP như:

  • We are One – We are family: Gắn kết các thành viên trong công ty trở thành tập thể lớn mạnh. Tổ chức các trò chơi tập thể trong đêm gala, thực hiện tráo đổi vị trí chỗ ngồi để các thành viên có cơ hội giao lưu với nhau,…
  • Vui Tết cổ truyền: Hướng về giá trị nguồn cội, bài trí sân khấu theo phong cách dân gian, chọn menu tiệc buffet hoặc bày biện các gian hàng ẩm thực,…
  • Touch the Star: tôn vinh các cá nhân, tập thể xuất sắc. Buổi tiệc cuối năm trao gửi những phần quà xứng đáng, tạo động lực phát triển cho doanh nghiệp. 

Lên danh sách khách mời

Khách mời là thành phần không thể thiếu trong buổi tiệc. Chính vì thế, để đảm bảo không bỏ sót bất kì ai trong buổi Year End Party, bạn nên lập danh sách thật chi tiết. Đối với những công ty hoặc chương trình lớn, khách mời sẽ bao gồm nhiều thành phần như:

  • Khách mời VIP
  • Khách mời doanh nghiệp, đối tác làm ăn
  • Khách mời là nhân viên công ty
  • Khách mời là các nhà báo, cơ quan truyền thông
  • Khách mời dự bị

Sau khi có được danh sách khách mời, tiến hành làm thiệp và dự toán được số lượng bàn tiệc, quà trong chương trình (nếu có).

Tìm địa điểm tổ chức và lên kế hoạch cụ thể

Mỗi doanh nghiệp có thể chọn ngày tổ chức tiệc cuối năm phù hợp với quỹ thời gian của mình. Thông thường, buổi tiệc sẽ được tổ chức vào những ngày cuối tuần , thuộc tuần đầu tiên của tháng cuối năm. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm, bạn nên tranh thủ chọn ngày trước để chủ động chọn được sảnh tiệc phù hợp, tránh trùng với những công ty khác. Thời lượng lý tưởng của một chương trình Year End Party thường diễn ra trong khoảng 120 phút. Nếu tổ chức với quỹ thời gian ít hơn, buổi tiệc có thể thiếu đi một số phần quan trọng, còn nếu tổ chức lâu hơn, có thể sẽ gây nhàm chán cho khách tham dự 

Về địa điểm tổ chức tiệc tất niên, bạn có thể chọn không gian ngoài trời hoặc trong các nhà hàng, phòng hội nghị kín đáo. 

Nếu chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên theo không gian mở, bạn có thể cân nhắc lựa chọn các option như: poolparty, bãi biển, sân vận động, khu du lịch sinh thái,… Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí, bạn cũng có thể tận dụng phòng hợp, bãi giữ xe của chính công ty để làm địa điểm tổ chức tiệc.

Chuẩn bị các tiết mục phục vụ chương trình, liên hệ đặt dịch vụ

Nếu không đặt tiệc tất niên trọn gói từ agency, bộ phận chịu trách nhiệm của công ty sẽ vất vả hơn rất nhiều do phải chủ động trong khâu liên hệ dịch vụ. Chưa kể, việc thống nhất kịch bản chương trình, kiếm định chất lượng cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian. 

Một buổi Year End Party thành công sẽ không thể nào thiếu được những tiết mục văn nghệ sôi động. Bên cạnh các màn biểu diễn của đơn vị nghệ thuật chuyên nghiệp, các tiết mục ca hát cây nhà lá vườn sẽ càng tăng thêm sự hào hứng cho buổi tiệc. Trước ngày tổ chức YEP luôn là công cuộc vận động vô cùng “gian khổ” của bộ phận hành chính – nhân sự. Muốn tất cả mọi người đều tham gia, ban tổ chức cần đưa ra kế hoạch cụ thể trước một tháng, vận động các phòng ban đăng ký tiết mục.

Tổ chức, giám sát chương trình

Đây được coi là khâu quan trọng nhất, thể hiện thành quả các giai đoạn chuẩn bị kì công. Buổi tiệc Year End Party có thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: nội dung chương trình, độ chịu chơi của khách mời tham gia, ekip tổ chức, phục vụ,…

Sau buổi tiệc, phòng ban có trách nhiệm sẽ nghiệm thu chương trình, bàn giao mặt bằng và thanh toán nốt những khoản tiền dịch vụ chưa hoàn tất.